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告別粗心!魔鬼就在細節中
2016/7/6

誤植日期、忘記請款、格式弄錯、漏聽長官交代的事……,你是否經常出現「不小心」?這些看似微不足道的小錯,都有可能釀成大禍,讓公司信譽掃地,或害你丟了飯碗。

撰文◎編輯部

自我改造術1 -正確的工作邏輯

  王品集團夏慕尼總經理楊秀慧,先前在會計師事務所8年的歷練,養成嚴謹的工作習慣,一路伴隨她至今,「會計工作沒有『差一點點』這檔事!一就是一、二就是二,少1塊錢就退票,沒有0.1討價還價的空間。」楊秀慧對數字特別敏感,「做人不要斤斤計較,但做事情不能馬馬虎虎。」

  從會計作業流程中,楊秀慧領悟出一套工作控管的準則,不只是核對小細目,而是從細節到宏觀都一網打盡,共有六個檢查指標:

 ●完整性:從大方向來看,邏輯是否正確,有無涵蓋周全。
 ●正確性:從小細節來看,數字、欄目等是否有錯誤。
 ●所有權:確認這件事情該由誰負責。
 ●時效性:有效日期是何時。
 ●截止日期:何時必須完成這件工作。
 ●揭露性:事情是否需要公布,或通知給哪些人知道。

  「這些指標都思考周全了,就很少會有出錯的可能,」楊秀慧說,有清晰的工作邏輯,才能從容迎戰排山倒海的工作。

自我改造術2 -事前防錯,勝過事後補救

  「與其說我謹慎細心,其實我只是很怕麻煩,出了錯誤要補救,往往得花費比原先多好幾倍的時間力氣,既然不想收拾爛攤子,那就乾脆不要出錯,」楊秀慧說,一開始就杜絕「錯了再回過頭改」的心態,錯誤就不會找上門。

  同樣需要極度細心的不動產估價師工作,從最前端的資料蒐集、中段的現場勘查,到最後寫出報告書,是由無數個小細節串連完成,一點小錯就可能導致結果完全走樣。宏大估價事務所執行長郭國任說,「一定要養成事前預防的習慣,若是事後補救,必定耗費更多成本,」第一線做得好,就可以免除後患。

自我改造術3 -習以為常的事要更小心

  從前在會計師事務所時,每年經手數十家公司的報稅案件,「報稅」對楊秀慧而言是家常便飯,但沒想到擔任王品財務長的第一年,她就犯了「幼幼班」級的錯誤,簽核時忘記確認先前已預繳的稅金,結果平白多繳了上百萬元的稅金,除了得再回過頭和國稅局申請退稅,還得向股東們鞠躬道歉。楊秀慧得到一個寶貴教訓,「人總是會對自己熟悉的部分掉以輕心,反而會失手在最專業拿手的地方。」

  郭國任也有相同體會,他發現無論估價的老手或新手,最容易出錯的就是面積、增值稅這類「基礎入門級錯誤」,就因為大家都覺得簡單,沒當一回事,錯誤就找上門了。

  日常生活最容易出紕漏的地方,多半是自己所熟悉或簡單的工作,因為過度自信掉以輕心,而犯了不該犯的錯誤。這種疏失最讓人懊惱,要杜絕下一次再犯,就得不厭其煩做好檢查的動作。在第二次檢查時,可嘗試改變視角,由其他人檢查、或改用其他方法驗算,將更能有效找出盲點。

自我改造術4 -多一分懷疑,少一點漏洞

  郭國任形容,不動產估價工作處處是陷阱,需要多一分「懷疑」精神,「估價沒有標準答案,只能仰賴各種細節推估,憑著專業經驗,找出影響價格的關鍵細節,」郭國任說,只要有一點懷疑,就必須不厭其煩,小心求證。

  估價師勘查現場時,對於「異象」要特別謹慎,郭國任剛從事這份工作時,曾經手過一個案件,土地使用分區登記為住宅區,但他發現土地後方有坡坎,頓時起了疑心,這裡真的能蓋房子嗎?他繞到後面看見有條河川經過,再去水利單位確認,果真發現整塊土地有三分之二都在行水區裡,屬於限建範圍,「好在因為懷疑,我才避免犯錯,沒把限建土地用住宅區的的價格去計算。」

  郭國任強調,看數字時不單看數字對錯,還要拉高層次,質問這樣的數字合理嗎?有矛盾嗎?不要把一切當做理所當然,多花幾分鐘想想,是否有可疑之處,思考顧慮愈周全,愈不容易出現漏洞。

  過分專注小地方,往往會見樹不見林,忽略整體性的錯誤,楊秀慧說,「如果剛開始引用的資訊就不對,一直檢查是否有計算錯誤,根本毫無意義。」

自我改造術5 -製作「犯錯記錄」與備忘錄

  要想「不貳過」,可以借助記錄的力量,就像寫日記般,把自己犯錯的來龍去脈記錄下來,以後再面對類似工作時,就知道要特別留意哪些環節,避免再犯相同的錯誤。

  生性健忘的人,做事忘東忘西,往往會一再犯同樣的錯誤。但對抗健忘一點也不難,就是做好「備忘」,一旦有新增行程或交辦事項就立刻寫下,如果沒做完的工作,也要做上記號提醒自己。

自我改造術6 -Double check+Check list

  「不要高估自己的腦袋,人不可能記住所有事情,再回過頭時往往記得模模糊糊,」因此楊秀慧建議,最好隨身帶著紙筆,有需要就馬上記下來。

  除了別對記憶力過分有自信外,也不要全然相信電腦,宏大估價事務所規定,用電腦算後,一定要再用計算機手動驗算一次,而增值稅也要到內政部地政司的網站再計算一次,利用交叉比對double check把關,就能避免系統出現的漏洞。

  此外,楊秀慧喜歡把例行工作標準化,據此建立各式表單,「我是個很怕麻煩的人,有了標準化的流程,每次都按照這個流程做,就不用擔心會有遺漏。」

  郭國任肯定表示,建立標準化的check list,不但可以省去人腦的負擔,也幾乎可避免掉大部分的失誤。

  除了確認工作,楊秀慧也會double check個人行程,睡覺前一定不忘確認隔日行程,看看還需要哪些準備;每個星期天,則是檢視下星期行程,「甚至每個年度開始,我都會確認工作和家庭的計畫,以便安排家庭出國旅遊時間。」

自我改造術7 -辦公桌與檔案井然有序

  楊秀慧最高紀錄曾身兼三職:王品集團總管理處財務長、大陸總管理處總經理、夏慕尼總經理,換成別人早就暈頭轉向了!但她就是能條理分明,不會把三份工作混在一起搞錯。例如開會時,她會在筆記本上做註記,畫個圈圈寫個「夏」,就知道是屬於夏慕尼的部分,寫個「財」則是財務部的事。一回到自己辦公室,立刻二話不說,把開會的筆記,歸檔整理到電腦資料庫裡,每輸入一條註記,就把筆記上的槓掉,全都輸進電腦後,紙本就不需要了。

  過去在楊秀慧負責稽核工作時,稽核不同職位的人,會用不同顏色的筆做註記,因此養成用顏色分類的習慣。「資料用顏色分類真的非常好用!」楊秀慧的私人資料夾用黃色,夏慕尼的用紅色,找資料時一目瞭然。

  雜亂無章的工作環境,是出錯的溫床。如果辦公桌老是被雜物淹沒,不但找東西大費周章,做事也很容易分心。因此,楊秀慧的辦公桌永遠維持清爽,電腦桌面也乾乾淨淨,不要的檔案馬上刪除,所有檔案資料都分門別類,除了方便找尋,也不容易搞錯檔案。

自我改造術8 -避免在時間壓力下犯錯

  擔任管理職後,楊秀慧發現許多人的毛病,就是會把事情先擱著,不馬上處理。愛拖延的結果是,人在時間壓力下,特別容易出錯。因此,平時一定要做好進度管理,今日事今日畢。

  另外,專心就不容易出錯。除了從清理辦公桌做起外,每天工作行程表中,也可設定「集中時段」,給自己不受打擾的環境和時段,用來處理最容易出錯、也最需要專注的工作。通常上午精神狀態最佳,而午休後則是精神最差的時候,此時應避免從事容易出錯的工作,用來外出拜訪客戶、或是處理文件影印等簡單事務。

(文章來源:Career職場情報誌)
 
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