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聰明工作術 別再當瞎忙族!
2016/1/4

工作,不能光靠努力,還要用對方法。學會聰明工作術,包你工作更省時,從此不加班!

撰文◎林郡妙

  明明很認真,工作卻老是做不完?平平是同事,為什麼別人可以快快完成工作、早早下班,自己卻需要加班到深夜?

  可曾想過,很多時候其實你都在「瞎忙」,才會自己忙上加忙,遲遲無法準時下班?

  日本工作專家松本幸夫、小山龍介、岸本葉子,就要傳授幾招工作秘技,讓你從此聰明工作、快樂下班!

聰明工作術1:早晨收信只花10分鐘

  多數人上班第一件事,就是收發電子郵件,面對上百封「未讀郵件」,為了不陷溺在「電子郵件風暴」中無可自拔,日本知名企業講師松本幸夫在《戒掉您的加班病》書中建議:利用「早晨10分鐘收信」就好。

  短短10分鐘,當然不可能處理完所有信件,松本幸夫解釋,快速處理的技巧就在:首先,將廣告信刪除,然後依照每封信的輕重緩急分為A、B、C三等級。重要性最高的A級信件立即回覆,但回答不必長,「一行」就好,例如:「瞭解。下午3點我會跟您詳細說明。」或「明白。詳情我下午會給您電話說明。」松本幸夫認為,只需要告知對方收到即可,有時收到信後直接用電話回覆,會更有效率,千萬別以為電子郵件萬能。

  回覆完「一行信」後,將原信件留下,等到向對方說明或確認後,再將信件移至專門保存「任務完成」的資料夾中。

  至於B、C級的信件,可一併移到另一個專用的資料夾,等到有空檔時再處理。松本幸夫強調,從分級到完成「一行信」回覆,只能花10分鐘,之後,就得專注於一天當中最精華、吃中飯前的最佳工作時間。

  也許有人會問:忙到根本沒有空閒,怎麼處理剩下的B、C級信件?松本幸夫認為,「空檔」無所不在,像是依約拜訪客戶時,客戶手邊工作還未結束,請你在會客室等一下,這就是你的空檔;或是工作提前結束,多出的20分鐘,也是空檔時間。利用這段空檔,拿出筆電或手機收信、打幾通聯絡電話再好不過了!

聰明工作術2:專注時段 誰都別打擾!

  日本松竹株式會社製作人小山龍介在《WORK HACKS!超級工作秘技》書中建議上班族,要定下一個「集中注意力時刻」,在自己最能集中精神的時間點,全心專注於工作上。

 ◆ 80%的工作早上做

  何時最能專注工作?松本幸夫分析,多數人吃完午餐後總會昏昏欲睡、精神難集中,等到頭腦恢復清醒時,已接近傍晚時刻,只好留守公司加班。上午是絕大多數上班族頭腦最清晰的時刻,專注力絕對強過下午。

  因此,最好的工作安排就是:「上午做8成、下午做剩下2成」,務必在午餐前兩個小時內做完當天8成以上的工作,這就是所謂「上午動腦、下午動身體」的工作規劃:上午集中火力完成8成工作,下午則外出活動筋骨,進行會客、洽談、推銷等工作。

  但怎可能早上就完成8成工作?松本幸夫指出,有時一項工作做到80分就可暫告一段落。他說,例如不容許有任何差池的合約書擬定、與金錢數字有關的帳務結算,或必須與他人配合的業務,都無法說結束就結束,或是隨時需要修改,會比較耗費時間是理所當然。但其餘多數事務,其實只要做到80分就算及格,不要一味地想達到100分,只會累死自己。明明30分鐘可以做到80分的程度,卻硬是錙銖必較、一遍又一遍地修改,最後花了3小時才完成,每天不加班也難。

 ◆下午4點是第二黃金時段

  小山龍介認為,「專注時刻」還可以定在每天下午4點過後。他解釋,晚餐前的這段時間,是足以與午餐前那段時間匹敵的「集中精神時間」,因為中午進食消化後,大腦中的血液會流動,重新恢復精力。下午4點後的集中精神時間,加上早上的工作時間,足以順利應付每天工作所需。

  小山龍介也建議,在專注過後,應設定一段時間讓自己放鬆。早上既然都已經專心工作了,下午的前幾個小時,不妨安排出外會面的行程,下午4點之後再次集中精神處理手邊工作。等到結束一天工作後,就立即忘卻工作。適度的放鬆,才能在下一次的努力時間盡力工作。

聰明工作術3:「時間到!」務必完成

  若要加快工作腳步,小山龍介認為,設定「截止時間」非常有效,像是給自己「還剩下N天」、「到N點為止」等deadline。而且,完成期限最好設定在自己能集中精神的時段,譬如午休前或晚餐前,這樣就會有要「趕快完成才好去用餐或下班」的超強動力。

  松本幸夫進一步指出,不僅要為工作訂「時限」,更要做到「先馳得點」,在時限的前半段就提前完成大半的工作,例如:時限是「1天」,就在中午之前提前完成;時限是「1個月」,就在15天內提前完成。他認為,若能提前達成自己訂下的目標,一來工作心情輕鬆愉快,二來會讓工作進度日益順暢,形成「良性循環」,不斷創造出更好的績效。

聰明工作術4:行程表細部切割 按表操課

  工作要在設定的時限內完成,日本暢銷作家岸本葉子在新作《用對方法 讓你辦公室人氣狂飆》裡還傳授一招「行程細部切割法」:

  例如設定工作要在N天內完成,岸本葉子會列出一個「時間切割」的行程表:將一天分為上午、下午與傍晚三個時間區塊,接著將工作再細分,有計畫地決定這些細部工作分別要放入哪一天的哪個時間區塊,並會在行程表上預留1天的備用日,就算遇到突發狀況,也可在這一天搶救進度。

  岸本葉子說,填完行程表後,就要以「排定行程」作為最高指導原則,不要邊做邊想「如果無法達成該怎麼辦?」,打擊自己信心,而是以「只要按表操課就可以順利達成」的念頭來催眠自己,自然會順利達成目標。

聰明工作術5:這樣說 人際關係超省時

  工作會做不完,有時也因為花太多時間在無效溝通上。

  松本幸夫舉例,跟主管報告或交辦事情給部屬時,通常對方一定跟你一樣忙,如果你說:「王經理,呃…關於A公司的案子,那個…我想差不多已經定案了。可是,呃…還有點狀況,呃…該怎麼說呢?」此時,聽者可能已經當場抓狂。

 ◆SD說話法:先說結論再講細節

  因此,無論報告或聯絡任何事項,請以「結論一句話」作為開場,先表達你報告的重點,例如:「A公司這次的案子已經確定暫緩」,之後再說明細節。

  說話,有其標準順序,就是所謂的「SD說話法」:S是Summary,即概要、結論、整體;D就是Detail,細節,先講S再講D。另外,說到句子的「關鍵字」時,務必咬字清楚,若表達不清不楚,不但易招來誤解,也容易讓聽者感到不耐煩。

 ◆加上一句話,留下好印象

  「您現在方便講話嗎?」「現在打電話給您,會打擾到您工作嗎?」簡單一句話,對方感受大不同。因為人一忙起來,通常不想接電話、或只想草草結束談話,若聽到對方懂得顧慮自己的時間,必會倍感窩心,有了聽下去的意願。松本幸夫建議,不妨先從這些「加料」的句子切入,然後再搭配「結論一句話」,就是完美的省時溝通法。

人生沒空浪費 聰明工作把握光陰

  松本幸夫在擔任時間管理課程講師時,必問學員:「如果兩週後你會被雷擊斃,現在的你,會覺得:1.會想見誰?2.覺得自己該做哪些準備?3.會想做哪些事?以上3個選項中,哪一個對你最重要?」他說,學員不管選擇哪一個,碰上這種「晴天霹靂」的悲劇,都可以讓他們瞭解人生的有限,從而察覺到「自己想做的事情那麼多,怎麼可能還有時間去加班?」

  所以,好好運用工作小技巧,別再瞎忙讓自己下不了班,人生還有很多事情等著你去做!

(文章來源:Career職場情報誌)
 
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